Die IT-Abteilung muss bei der Erfüllung dieser Erwartungshaltung Aspekte wie Sicherheit und Kosten berücksichtigen. Durch die verstärkte Nutzung von E-Mail im Unternehmen sind auch die damit verbundenen Sicherheitsanforderungen gestiegen. Die Sicherheitsrisiken, die die IT-Abteilung im Hinblick auf E-Mail managen muss, sind vielfältig: Immer neue Formen von Spam und Viren, rechtliche und interne Vorschriften, das Mithören und die Manipulation von E-Mails durch Dritte sowie mögliche Sabotage und Naturkatastrophen müssen berücksichtigt werden.
Sicherheit ist somit eine klare Priorität, doch gleichzeitig muss die IT die Kosten im Auge behalten. Engpässe hinsichtlich Budgets, Zeit, Personal und anderen Ressourcen sind an der Tagesordnung, da von der IT verlangt wird, immer mehr mit immer weniger zu leisten. Daher sind IT Professionals auf der Suche nach einem Mail System, dass die Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter erfüllt und gleichzeitig kosteneffizient zu betreiben ist. Das System muss leicht einzuführen, zu verwalten und zu warten sein, einen schnellen Return on Investment bieten und es den Administratoren gestatten, höchst produktiv zu arbeiten.
